電子メールは、今や欠かすことのできないビジネスツール。LINEやChatWork、Slackなどビジネスチャットツールが浸透していますが、やはり「メール」は基本的なビジネスシーンの連絡手段となっています。ここでは、電子メールを使用する際の基本的なマナーをご紹介します。
電子メール「３つの誤解」
電子メールをうまく使いこなしていない人は、さまざまな誤解をしていることが多いようです。代表的な「３つの誤解」をご紹介しましょう。
誤解１：メール は冷たくて、心が通わない
一見すると、メールの文面は、誰が打っても同じ「活字」が並んでいるので、冷たく見えるかもしれません。またLINEのように、スタンプを使って感情を表現できないなど、現代流のメールへの偏見もあります。
- 顔が見えない
- 声が聞こえない
- 字の「うまい・へた」がない
こんなところでしょうか。しかし、だからこそメールを読んだ人は想像力を働かせます。
無意識のうちに「文字の裏に隠れた想い」を感じ取ろうとするのです。メールだから「機械的に書く」のではなく、メールだからこそ「心をこめて書く」ことが、この令和時代に求められているのです。
誤解２：メールには、人柄がにじみ出ない
メールを多くの人と交わしている人なら、メールの文面に個性や人柄が表れることをよくご存知でしょう。思いやりと心配りがある人は、題名も文末の署名もわかりやすい表現のはずです。また、本文も簡潔明瞭な文面であるでしょう。
その一方で、世間一般には、読み手のことを考えていない一方通行のメールや、切り貼りしただけのいい加減なメールも多いのが実態です。更に、LINEなどメールの代替ツールが登場し、文章を簡略的に書きすぎてしまうのが若年層の特徴です。
まさにメールはあなたを写す鏡であり、その人の「品格」を表しています。だからこそ、メールを出す時には、マナーを心得たものにしなくてはなりません。
誤解３：メールで全ての用事を済ませてしまう
残念ながら昨今は直接会って仕事をする機会が少なくなっています。隣の席の相手にも言葉をかけることなくメール、面談・電話の方がふさわしい場合でも、メールで「済ませてしまう」ことが増え、トラブルも比例的に増加しています。
メールの達人ほど、メールの素晴らしさと同時に限界を良く知っています。ケース・バイ・ケースで、メールと他のコミュニケーションツールを柔軟に使い分け、あなたもメールの達人を目指してみましょう。
読んでみたいと思われるメール５カ条
それでは、メールで喜んでいただくためには、どうすれば良いでしょうか？
その心得「メール５カ条」をご紹介しましょう。
心得１：【送信者名】漢字、ひらがなを使ってわかりやすく
メールを読むかどうかは、受信箱に並ぶ送信者名（メールアカウント名）で、判断されることが多いでしょう。メールアドレスだけや英文字の名前よりも、漢字やひらがなの方が目立つ上、判別しやすく、既に知り合いの場合には、誰からのメールなのか一目でわかります。会社名だけではダイレクトメールに間違われやすいので、個人名も合わせて表示するように注意しましょう。
心得２：【タイトル】具体的なタイトルにしましょう
メールのタイトルは、どういった用件なのか一目見てわかる様に、具体的な表示にしましょう。
さらに相手側の興味を惹くようなタイトル、相手にメリットがあるタイトルにするような工夫も大切です。
心得３：【伝えたいこと】最初に結論を書いてわかりやすく
自分の伝えたいことをメールの最後に書いても、前段が長すぎると最後まで読んでもらえない場合があります。メール本文のはじめに伝えたい結論を書いておくのも親切です。
心得４：【ポイント】箇条書きや引用リンクでスマートに
メールには長文は不向きです。メールのポイントを箇条書きにするのも良いでしょう。詳しい説明や、資料が必要であれば、関連するWEBサイトにリンクさせるのもスマートです。
心得５：【文末】最後に余韻を持つ一文を
簡潔に書かれたメールの最後には、ひとこと言葉を添えるのも大切です。
相手のことを思いやる一言（「季節の変わり目、お体ご自愛下さい。」など）があるだけで、メールの印象が良いものに感じられるはずです。
（参考）宛先・CC・BCCの使い分け
宛名（TO）
宛先に複数のアドレスを入れると、同じメールを一度に送ることができます。このとき、宛先に入力したアドレスはすべての受信メールに表示されます。
CC（カーボン・コピー）
宛先のアドレスのほかに、CCに別のアドレスを入れて送信すると、両方に同じメールが届きます。宛先・CCに入力したアドレスはすべての受信メールに表示されます。
BCC（ブラインド・カーボン・コピー）
宛先・CCのほかに、BCCに別のアドレスを入れて送信しますと、それぞれに同じメールが届きます。BCCに入力したアドレスは、受信者には表示されません。
メールの注意点
- メッセージの容量を把握しておく。
- 第三者に見られてはいけない内容をむやみに電子メールで送らない。
- 日ごろからウイルス対策を心がける。
単なる連絡手段だと思われがちな電子メールですが、使い方ひとつで心を通わすことができます。
電子メールを通じて、ビジネススキルを高めつつ、新たなネット縁を広げていきましょう。
